关于免费OA工作流实施应用过程中设计规范的建议

集团应用点晴OA这款免费OA系统的工作流已经有几年的时间了,从很早的请假调休这些简单常用的工作流开始应用,到现在涉及十多个部门的工程项目合同工作流,我们一步一步的把工作流应用渗透到了很多部门及工作中,确实提高了不少效率,减少了中间沟通的时间成本,也减少了扯皮等问题的发生。

工作流应用的多了以后,管理起来问题也比较多,如何能够更有效率的进行管理,我这里根据我们日常的工作总结了几点经验,仅供参考。

1、流程分类

对所有流程按照流程性质或部门进行分类,就像我们管理电脑中的文件一样,分成文件夹后找起来就方便多了。

2、表单分类

同上,可以对表单进行分类,建立两级目录。

3、流程及表单命名

流程及表单的命名要直接能够体现出流程的用途,一般直接关联到表单,使用原有工作名称即可;如果涉及到多子公司独立设计的情况,需要增加子公司的简称到流程名前面。表单名建议与流程名字对应,比如流程叫“ABCD流程”,那么表单就叫“ABCD表单”,并且与流程目录对应存到表单目录下。

4、表单设计

表单尽量不用word另存的方式导入,因为word会生成很多垃圾代码。控件的名称进行与描述文字一致,同样不用写具体人,这个你用手机访问的时候就知道了。表单设计需要很多HTML的知识,多学点对这个工作流设计工作有很大好处。

5、文号规范

文号这个就是具体的流程生成时的名字,这个优选也规范一下,一般设置成不能修改,可以增加前缀即可。文号可以使用流程名加日期的格式,可以使用表达式来自动生成,比如“CGD+年月+3位流水”,具体表达式规则请参看工作流对应的提示。

这样起名的好处就是以后查找起来方便,可以直接使用名称来进行查询。

6、步骤命名

现在具体到设计流程步骤了,每一步要明确出当前是谁在办理,做的什么动作,如果一个人在流程中有多个步骤,更是需要区分出来直接的差别,可以使用增加序号的方式加以区分。步骤命名这里说了要显示谁在办理,但是不要将这里的人具体化,也就是不要写成“张三审批”这个样子,因为这个步骤可能明天就不是张三来审批,而换了李四,这样每次都需要跟着修改工作量会很大,这里可以使用职务名称来写,比如写“财务部经理审批”,这样李四来接替他也没有问题。

7、权限范围

权限这块也是调整比较频繁的工作,这里的建议就是能设置岗位的就设置岗位,尽量不要具体到人,跟第6点提的类似,为了避免人员的变动跟着变动。

8、默认人

设置步骤的默认人这是一个小事,但是这样的小事做好了才能体现工作的细致。比如说总经理批完了他的工作后,往下转交时,主办人没有给他默认设置或者设置的不合理,他会觉得这个流程有问题,就是这个工作没有做好,所有这个小细节一定要做好并且检查好。

9、条件

需要分条件设置时,条件尽量不要太复杂,因为在这里设置条件太多的时候,是很容易混乱的。实在不行就单独做个工作流也比设置这个条件要简单。再有就是这里的条件如果有删除的,它的序号是按从上往下排的,设置的条件表达式跟着也要变。

多个条件公用的接收流程必要时单独再复制一个,不要混在一起用了,单独加一个步骤会更简单。

10、图形流程

工作流优选都是可视化显示的,点晴OA中这一点非常棒,看着直观方便。优选也是按照逻辑顺序把相关的步骤有条理的进行整理,而不是简单的堆到一起,是没有几个人看这个,但是管理起来自己还是方便些。

再有就是每次做工作流之前优选能够形成流程图,这个可以要求需求部门来做,并且这个流程是需要相关部门确认过的。在点晴 免费 OA里设计完的流程如涉及到较大的修改,优选将流程和表单导出进行备份,我们一般把这些文档都存到点晴 免费 OA中的单位共享文档相应目录里,如果需要找的话也方便。

没有完美的系统,只有适合的系统。点晴OA是从2003年就开始开发的,是我司高管在国内多家大型制造企业担任多年高管的工作经历及管理经验的升华结晶。经过多年的不断开发完善、以及后续众多企业用户的不断反馈,点晴OA是目前众多免费OA中尤为成熟和稳定的,而且是没有使用时间、功能、注册人数及并发用户数等任何限制,点晴OA中的所有功能(Email、工作流、人力资源管理、财务管理、客户管理、车辆管理等)都是免费的。


收藏问题
写回答

本问题来自话题:企业管理 举报

还没有小伙伴回答Ta的问题哟

相关问题

采纳回答

向帮助了您的网友说句感谢的话吧!

打赏

回答操作

支持语音或者文本回复

语音最长一分钟

点击录音开始,最短不低于3秒